Die E-Mails, Kontakte und Termine werden in einer Art Datenbankdatei verwaltet. Dies bedeutet, wenn Sie eine E-Mail löschen und aus dem Ordner "Gelöschte Objekte" entfernen, ist diese nicht wirklich gelöscht. In der Datenbankdatei wird diese lediglich aus dem "Inhaltsverzeichnis" der Datei entfernt, so dass diese zukünftig nicht mehr in Outlook angezeigt wird. Es gibt jedoch Spezialprogramme, die eine solchen Inhalt aber wieder herstellen können.
Demzufolge wäre eine regelmäßige Komprimierung anzuraten, um die Daten endgültig zu entfernen. Ein positiver Nebeneffekt hierbei ist, dass Sie damit auch die Größe der Outlook-Datendatei verringern.
Persönlichen Ordner komprimieren
Es gibt zwei verschiedene Wege, die Komprimierung zu starten.
1.Möglichkeit bei geöffnetem Outlook:
- Selektieren Sie den persönlichen Ordner.
- Wählen Sie mit der rechten Maustaste den Menüpunkt EIGENSCHAFTEN FÜR "NAME DES ORDNERS".
- Klicken Sie in dem sich öffnenden Fenster auf ERWEITERT. Ein weiteres öffnet sich.
- Klicken Sie hier auf dies Schaltfläche KOMPRIMIEREN. Die Komprimierung kann je nach Datenmenge schon mehrere Stunden dauern, kann aber jederzeit abgebrochen werden.
- Bis Windows XP: Klicken Sie auf START - SYSTEMSTEUERUNG und klicken Sie bei klassischer Ansicht doppelt auf das Symbol MAIL.
- Ab Windows Vista: Klicken Sie auf START und geben Sie in das Suchfeld den Begriff MAIL ein. Wählen Sie aus der Ergebnisliste unter SYSTEMSTEUERUNG den Eintrag MAIL.
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche DATENDATEIEN.
- Wählen Sie den zu komprimierenden persönlichen Ordner und klicken Sie auf EINSTELLUNGEN...
- Klicken Sie in dem sich öffnenden Fenster auf KOMPRIMIEREN. Die Komprimierung kann je nach Datenmenge schon mehrere Stunden dauern, kann aber jederzeit abgebrochen werden.