Datenverlust in IMAP-Konten vermeiden

[Heiko Schröder]

Datenverlust in IMAP-Konten vermeiden

Das eigentliche Problem:

Outlook speichert Einstellungen, Kontakte, Termine (Kalender), Notizen und Aufgaben standardmäßig immer in der STANDARD Datendatei. Welche das ist, können Sie über das Menü DATEI - INFORMATIONEN - KONTOEINSTELLUNGEN und dann noch einmal auf KONTOEINSTELLUNGEN, Register DATENDATEIEN einsehen. Die Standard-Datendatei ist auf der linken Seite mit einem Häkchen versehen.

Bis Outlook 2010 konnten Datendateien eines IMAP Kontos nicht als STANDARD festgelegt werden und somit nicht zusammen mit Kontakten, Kalender, Notizen und Aufgaben gespeichert werden.

Ab Outlook 2013 ist es jedoch möglich, auch IMAP-Konten als STANDARD festzulegen , was jedoch zu Datenverlusten bei Kontakten, Kalender, Notizen und Aufgaben führen kann. Dies passiert auch, wenn Sie es als erstes IMAP-Konto nach einer Neuinstallation angelegt haben.

Warum?

Ab Outlook 2013 hat Microsoft das Format der IMAP-Konten umgestellt, so dass die bisher in Outlook verwendeten pst-Datendateien ignoriert werden. Stattdessen legt Outlook für jedes IMAP-Konto eine neue Datendatei als "flüchtige" ost-Datei an.

Wenn Sie jetzt dieses IMAP-Konto als STANDARD festlegen, werden auch die Kontakte, Termine (Kalender), Notizen und Aufgaben in dieser ost-Datei abgelegt. Wenn Sie z.B. in die Kontakte umschalten, ist dies erkennbar an der Bezeichnung "(Nur dieser Computer)".

Wie Sie sicherlich wissen, sind ost-Dateien temporäre Dateien und beinhalten nur das Abbild Ihrer Mails, wie Sie bei Ihrem Mailprovider liegen. Ist diese ost-Datei defekt, dann muss sie nur gelöscht werden und Outlook zieht sich die Mails nochmals von Ihrem Mailprovider. Leider aber nicht die Kontakte, Kalender, Notizen und Aufgaben, denn die werden nicht bei Ihrem Mailprovider abgelegt und abgeglichen, sondern befinden sich eigentlich nur lokal auf Ihrem Rechner. Dasselbe Problem besteht auch, wenn Sie zu einem anderen Mailprovider wechseln.

Die Lösung:

Wenn Sie die iCloud oder Hotmail/Outlook.com Active Sync verwenden, um Ihre Kontakte und Termine mit anderen Geräten synchron zu halten, dann müssen Sie die Umstellung nicht vornehmen. Ihre Daten werden bei einem Datenverlust automatisch wieder synchronisiert.

Trennen Sie die lokalen Daten (Kontakte, Termine, Notizen und Aufgaben) von Ihren IMAP-Mails!

• Rufen Sie das Menü DATEI - INFORMATIONEN - KONTOEINSTELLUNGEN - KONTOEINSTELLUNGEN, Register DATENDATEIEN auf.
• Klicken Sie oben links auf HINZUFÜGEN.
• Wählen Sie den Eintrag "Outlook-Datendatei (PST)" und klicken Sie auf OK.
• Geben Sie einen Speicherort und einen Namen für die Datendatei bzw. belassen Sie die Vorgabe und übernehmen Sie mit OK.
• Die soeben angelegte Datendatei wird als letzter Eintrag in der Datendateien-Übersicht aufgelistet.
• Selektieren Sie sie und klicken Sie oberhalb der Liste auf ALS STANDARD FESTLEGEN.
• Es erscheint eine Meldung, dass Sie möglicherweise Outlook neu starten müssen.

Jetzt sehen Sie links in Outlook in der Ordnerstruktur ganz oben Ihre neue Datendatei. Zukünftig speichert Outlook die Kontakte, Termine, Notizen und Aufgaben und Einstellungen wieder getrennt von den Mails in der lokalen Datendatei.

Jetzt müssen Sie noch die bisherigen Kontakte, Termine, Notizen und Aufgaben verschieben!

• Bleiben Sie in der Ordneransicht der E-Mails und drücken Sie die Tastenkombination STRG + 6. Damit haben Sie die sonst in der Ordnerliste versteckten Ordner Kalender, Kontakte, etc. eingeblendet.
• Klicken Sie in der IMAP-Konto-Ordnerliste auf den Kalender.
• Um alle Einträge sehen zu können, wählen Sie ANSICHT - ANSICHT ÄNDERN - LISTE.
• Mit der Tastenkombination STRG + A selektieren Sie alle Einträge.
• Verschieben Sie nun die Einträge von dem bisherigen Kalender in den Kalender der neu angelegten und als Standard definierten Datendatei am Anfang der Ordnerliste.

Wiederholen Sie den Vorgang für die Kontakte, die Aufgaben und das Journal.

Wenn Sie jetzt in die entsprechenden Bereiche Kontakte, Kalender, Notizen, Aufgaben und Journal umschalten, sollten Sie Ihre Elemente in den jeweiligen Ordnern befinden, die nicht mit der Bezeichnung "(Nur dieser Computer)" versehen sind.

Die Elemente werden ab sofort unabhängig von Ihrem IMAP-Konto gespeichert.

Leider lassen sich die entsprechenden Kontakte-/Kalenderordner, etc. aus dem IMAP-Konto nicht entfernen, da sie von Outlook als Standardordner angelegt worden sind. Und Standardordner lassen sich nicht löschen.

[Guenther Bauer]

Soweit, so sehr gut. Wenn ich nun eine neue Mail verschicken will und mit "An" in den Kontakten die Adresse suche, bekomme ich nur den Kontaktordner (Nur auf diesem Computer) angezeigt. Wie bringe ich Outlook2013 bei, dass es im neuen Kontaktordner nachsehen muss?
Danke und mfG
Günther

[Heiko Schröder]

Hallo,

nutzen Sie einfach die Lösung aus Problem 3 unter www.mobackup.de/probleme.php, um den neuen Kontakteordner im Adressbuch anzuzeigen.

[Guenther Bauer]

Super, danke!

[Uwe Ochsendorf]

Hallo,

ich habe dies nun unter Office 2016 so eingerichtet und es funktioniert problemlos.

Leider habe das das Problem, dass Einladungen für Termine immer im Kalender (nur für diesen Computer) ankommen und ich diese mühsam jedes mal in meinen Kalender in der neuen pst-Datei kopieren muss.

Meine Frage: Kann man das ändern?

Herzlichen Dank im Voraus für eine Idee.

Uwe Ochsendorf

[Heiko Schröder]

Sie müssen die neu angelegte Datendatei als STANDARD definieren. Aktuell ist noch die IMAP-Datendatei als Standard festgelegt.

• Rufen Sie DATEI - INFORMATIONEN - KONTOEINSTELLUNGEN auf.
• Wechseln Sie in das Register DATENDATEIEN
• klicken Sie auf die neue Datendatei
• und klicken Sie dann auf ALS STANDARD FESTLEGEN
• Eventuell müssen Sie Outlook neu starten.

Jetzt sollten die Termine im lokalen Kalender landen.

[Uwe Ochsendorf]

Hallo Herr Schröder,

das habe ich gemacht, stand ja schon in einer früheren Anleitung. Aber erzählen Sie das mal Outlook. Das interessiert nicht und ist immer noch so wie vorher.

Und nun?

MfG Uwe Ochsendorf

[Heiko Schröder]

Einladungen für Termine

Liegt es möglicherweise daran, dass die Einladungen an die IMAP-Adresse gesendet werden und somit intern in Outlook mit dem IMAP-Konto verknüpft sind?

[Uwe Ochsendorf]

Dazu kenne ich mich zu wenig aus. Meine Einladungen werden an meine EMail-Adresse geschickt, so wie ich das schon seit Jahren mache. An was soll ich die sonst schicken? Und die EMail-Adresse ist nun mal mit dem IMAP-Konto verknüpft, was auch sonst?

[blabla]

Das ist jetzt nicht euer Ernst!?

Da gebe ich schon Geld für dieses Programm aus, damit ich nicht basteln muss und dann so ein Schrott!

Da werden großartig USP und Nutzenversprechen vor dem Kauf gewälzt, aber ein Hinweis auf das Problem findet sich nirgends. Und ich bin ganz sicher nicht der erste oder einzige mit IMAP Kontent in Outlook.

Da könnt ich echt zu viel bekommen, echt!

[Dr. No]

Hallo,
erst mal Danke für die Nennung der Problematik, denn dadurch wurden andere Fragen/Probleme gleich mit gelöst ✔ .

Nochmal, Kontakte, Kalender, Notizen, Aufgaben gehen verloren, wenn die in einer fälschlicherweise STD-Datei .ost gespeichert werden und die ungesicherte .ost aus irgendeinem Grund gelöscht wird.
Kontakte, Kalender, Notizen, Aufgaben usw. gehören mindestens in die lokale und noch mal gesicherte Outlook-Datendatei .pst.

Naja, ich bin leider auch betroffen, hatte Office 2010, ich weiß gar nicht wie so eine falsche STD.-Auswahl entstehen konnte. Jetzt nervt der nutzlose Ordner "...(Nur dieser Computer)".

Leider lassen sich die entsprechenden Kontakte-/Kalenderordner, etc. aus dem IMAP-Konto nicht entfernen, da sie von Outlook als Standardordner angelegt worden sind. Und Standardordner lassen sich nicht löschen.

Es gibt doch sicher eine Lösung, auch wenn eher technisch, aber wie lautet die? Ich finde schon eine Lösung! Irgendwann ... ***)
Ich möchte diese Ordner los werden! Ohne Neuinst. Übers Kontextmenü gehts ja nicht.

Nur als Hinweis:
vor einem Datenverlust war ich aber nie betroffen, da ich die unbewusste Problematik sowieso intuitiv umgangen habe.
Alles wird für mehrere Geräte eh über eine Cloud synchronisiert.
Wenn aber einer nur lokal und ohne Backup und ohne Kontrolle arbeitet , kann das katastrophal enden.
Gruß

PS:
"...(Nur dieser Computer)" ist ja so ein Unsinn, so manchem wird sogar suggeriert, er müsse hier alles speichern, da ja der eigene Computer, aber unter Eigenschaften steht der IMAP-Ordner . Besser wäre hier "...(in "flüchtiger" .ost-Datei).
Und MOBackup läuft gut, muss nur noch an diversen Stellen bewerten.

Nachtrag:
***) Witzig, einfach die .ost unter "C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook" erst mal umbenennen, dann verschwinden die "...(Nur dieser Computer)" und ich rede die ganze Zeit davon, dass die Einträge nur flüchtig sind, das ist nun auch der Beweis .

[josefinn]

Darf ich auch einfach eine Frage stellen zu dieser Problematik?

[josefinn]

Hallo - habe eine Frage und bin hoffentlich als nicht so versierte PC Nutzerin trotzdem hier richtig im Forum?
Ich habe aus Versehen, weil ich das Problem nicht kannte 2 Jahre lang nur auf .ost Kontakte erstellt
In den letzten Tagen hatte ich einen Virus und mir wurde ein neues Betriebssystem eingerichtet und auch software installiert - allerdings outlook mit der .ost Datei. Also fehlten die Kontakte, die ich gerade einzeln über vcf vom Iphone rübergezogen habe (weil es dort ein weiteres Problem gibt was ich nicht beschreiben werde). Gibt es die möglichkeit diese version jetzt zu einem .pst zu machen?

unter Datendateien gibt nur die Auswahl zwischen:
outlook.pst (keine Ahnung wie alt diese ist, weil das Änderungsdatum von heute drin steht) sie ist verdächtig klein: 3,7 MB
und
meine Emailadresse (gmx.de) als .ost (diese ist als Standard definiert)

(vor 2 jahren hatte ich die umstellung von frz office paket 2004 auf d office paket 2013 und dachte die outlookprobleme hätten damit was zu tun)

[Heiko Schröder]

Hallo,

Gibt es die möglichkeit diese version jetzt zu einem .pst zu machen?

Nein, das ist nicht möglich, da ab Outlook 2013 Outlook für die IMAP-Konten immer eine "flüchtige" ost-Datei erstellt.

outlook.pst (keine Ahnung wie alt diese ist, weil das Änderungsdatum von heute drin steht) sie ist verdächtig klein: 3,7 MB

In dem Fall wählen Sie die outlook.pst und klicken auf ALS STANDARD FESTLEGEN.
Das die pst-Datei so klein ist, ist ganz normal, wenn Sie ansonsten nur das IMAP-Konto haben.

Wenn Sie jetzt in den Bereich Kontakte oder Personen umschalten, sollten Sie Ihre Kontakte in dem Ordner finden, der nicht mit "(Nur dieser Computer)" bezeichnet ist. Zukünftig sollten Sie Ihre Kontakte in diesem Ordner ablegen.

[josefinn]

vielen dank für die schnelle Antwort - ich kann das erst morgen überprüfen und melde mich dann noch mal