TUTORIAL: Datenmenge in Outlook verringern
Verfasst: Mittwoch, 26. August 2009 - 18:43 Uhr
Datenmenge in Outlook verringern
Heutzutage ist die Größe einer gesendeten oder empfangenen E-Mail schnell 1-20MB groß. Und da Outlook alle E-Mails in einer Datenbank - der Outlook-Datendatei - verwaltet, wächst die Größe der zu sichernden Daten schnell auf mehrere GB und Outlook tut sich schwer, noch flüssig zu arbeiten.
Dieses Tutorial soll zeigen, wie man vorgehen kann, um große E-Mails aufzuspüren und zumindest längst uninteressante Anhänge aus der E-Mail zu entfernen.
Große E-Mails in Outlook 2003/2007 aufspüren
Möchten Sie die Größenangabe der anzuzeigenden E-Mails ändern, gehen Sie so vor.
Nicht immer ist es sinnvoll große E-Mails komplett zu löschen. Manchmal genügt es einfach nur, den Anhang zu entfernen.
Standardmäßig ist der Suchordner für große Nachrichten nur im persönlichen Ordner definiert. Folgendermaßen legen Sie auch einen solchen Suchordner für Archive fest.
Wie dies funktioniert, steht hier beschrieben: viewtopic.php?p=3098#3098
Heutzutage ist die Größe einer gesendeten oder empfangenen E-Mail schnell 1-20MB groß. Und da Outlook alle E-Mails in einer Datenbank - der Outlook-Datendatei - verwaltet, wächst die Größe der zu sichernden Daten schnell auf mehrere GB und Outlook tut sich schwer, noch flüssig zu arbeiten.
Dieses Tutorial soll zeigen, wie man vorgehen kann, um große E-Mails aufzuspüren und zumindest längst uninteressante Anhänge aus der E-Mail zu entfernen.
Große E-Mails in Outlook 2003/2007 aufspüren
- Klicken Sie im linken Bereich auf E-MAIL, um die E-Mail-Ordner anzuzeigen.
- Öffnen Sie Ihren persönlichen Ordner, um alle Ordner einzublenden.
- Am Ende der Ordnerliste gibt es den unscheinbaren Ordner SUCHORDNER.
- Klicken Sie auf das + Zeichen, um die Unterordner zu sehen. Im standardmäßigen, persönlichen Ordner werden Große Nachrichten, Kategorisierte E-Mail und Ungelesene Nachrichten eingeblendet.
- Klicken Sie auf Große Nachrichten. Es werden standardmäßig alle E-Mails angezeigt, die größer als 100kB sind.
- Nun können Sie entscheiden, ob Sie die entsprechende E-Mail löschen oder nur den Anhang entfernen möchten.
Möchten Sie die Größenangabe der anzuzeigenden E-Mails ändern, gehen Sie so vor.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf SUCHORDNER.
- Wählen Sie das Menü DIESEN SUCHORDNER ANPASSEN.
- Wenn Sie möchten, können Sie den Namen des Suchordners ändern.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche KRITERIEN.
- Geben Sie die gewünschte Größe in KB an. In diesem Beispiel sollen nur Mails angezeigt werden, die größer 1MB sind.
Nicht immer ist es sinnvoll große E-Mails komplett zu löschen. Manchmal genügt es einfach nur, den Anhang zu entfernen.
- Klicken Sie doppelt auf die zu ändernde E-Mail, so dass diese in einem separaten Fenster angezeigt wird.
- Selektieren Sie mit der Maus den Anhang. Bei mehreren Anhängen können Sie mit der rechten Maustaste auch das Menü ALLES MARKIEREN.
- Wählen Sie mir der rechten Maustaste den Menüpunkt ENTFERNEN.
- Die Anhänge werden ohne Nachfrage entfernt.
- Schließen Sie das Fenster mit der E-Mail.
- Es erscheint eine Nachfrage, ob die Änderungen an der E-Mail gespeichert werden sollen. Klicken Sie auf JA.
- Die E-Mail verschwindet aus der Liste der großen Nachrichten.
Standardmäßig ist der Suchordner für große Nachrichten nur im persönlichen Ordner definiert. Folgendermaßen legen Sie auch einen solchen Suchordner für Archive fest.
- Wenn nicht bereits geschehen, öffnen Sie einen Archivordner oder einen andere Outlook-Datendatei.
- Gehen Sie auch hier an das Ende der Ordnliste, um den SUCHORDNER ausfindig zu machen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den SUCHORDNER und wählen Sie den Menüpunkt NEUER SUCHORNDER...
- Selektieren Sie im sich öffnenden Fenster die Auswahl GROßE NACHRICHTEN.
- Klicken Sie auf AUSWÄHLEN, um die Größe anzugeben.
- Übernehmen Sie die Einstellungen mit OK.
- Nun werden Ihnen auch die großen E-Mails aus dem Archivordner angezeigt.
Wie dies funktioniert, steht hier beschrieben: viewtopic.php?p=3098#3098