E-Mails jahresweise in separate Datendatei auslagern

[Heiko Schröder]

E-Mails jahresweise in separate Datendatei auslagern

Oft werde ich per E-Mail angefragt, wie man denn am besten die aktuelle Datendatei verkleinert, ohne alte Mails zu löschen.

Die Lösung lautet: Lagern Sie Daten aus

Outlook bietet zwar eine Autoarchivierungsfunktion an ( » http://support.microsoft.com/kb/290847/de ), jedoch können Sie die Daten nur in eine Archivdatei auslagern.

Die Lösung: Exportieren Sie Daten jahresweise

Es folgt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, bei der erhaltene und gesendete E-Mails aus dem Jahr 2010 in eine Datendatei mit dem Namen Archiv-2010 ausgelagert werden.

• Wechseln Sie in Ihren Posteingang, so dass die zu wandelnde PST-Datei aktiv ist.
• Wählen Sie das Menü DATEI - IMPORTIEREN/EXPORTIEREN.
  (ab Outlook 2010 das Menü DATEI - ÖFFNEN - IMPORTIEREN)
• Markieren Sie die Option "In Datei exportieren" und klicken Sie auf WEITER.
• Wählen Sie als zu erstellenden Dateityp "Persönliche Ordner-Datei (.pst)" bzw "Outlook-Datendatei (.pst)" und klicken Sie auf WEITER.
• Markieren Sie den obersten Ordner (meist "Persönliche Ordner").
• Aktivieren Sie die Option "Unterordner einbeziehen".
  
  
• Klicken Sie auf die Schaltfläche FILTER.
• Wechseln Sie in das Register ERWEITERT.

Hier definieren Sie den zu exportierenden Zeitraum:
Zuerst sind die erhaltenen Elemente dran.

• Im Auswahlfeld FELD wählen Sie DATUMS-/UHRZEITFELDER - ERHALTEN.
  
  
• Im Feld BEDINGUNG wählen Sie den Eintrag "zwischen" aus.
• Im Feld WERT geben Sie das den Zeitraum "01.01.2010 bis 31.12.2010" ein.
  
  
• Mit Klick auf ZUR LISTE HINZUFÜGEN wird das Kriterium in der oberen Liste angezeigt.

Nun möchten Sie auch noch Ihre gesendeten Elemente exportieren. Dies funktioniert fast genauso.

• FELD DATUMS-/UHRZEITFELDER - GESENDET wählen,
• als BEDINGUNG den Eintrag "zwischen" auswählen,
• im Feld WERT den Zeitraum "01.01.2010 bis 31.12.2010" eingeben
• und ZUR LISTE HINZUFÜGEN klicken.
  
  
• Die Definition der Exportkriterien übernehmen Sie mit OK
• Klicken Sie auf WEITER.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN und geben Sie den Dateinamen der neuen PST-Datei, z.B. "Archiv-2010.pst".
• Mit einem Klick auf FERTIG STELLEN beginnen Sie den Exportvorgang.

Um die Größe der Hauptdatendatei zu verkleinern, müssen Sie zum Schluss dann noch Komprimieren-Funktion in Outlook aufrufen. Damit wird die Datenbank neu geschrieben und die exportierten Elemente endgültig aus der Datendatei entfernt.

[barbarossa]

Hallo Herr Schröder,

danke für diese Hinweise. Das Exportieren funktioniert, wie beschrieben.

Noch eine Frage: Warum erscheinen die exportierten Mails noch immer in den Ordnern? Müssen diese zusätzlich manuell gelöscht werden?

Mfg

[Heiko Schröder]

In der Tat werden die Mails damit nur kopiert.

Ab Outlook 2010 gibt es eine bessere Funktion, nämlich die Tools zum Aufräumen bzw. Alte Elemente bereinigen. Dies geht sogar noch etwas schneller:

Verschieben Sie die Daten in einzelne Jahresarchive:

• Wechseln Sie in das Menü DATEI - INFORMATIONEN.
• Klicken Sie auf TOOLS und wählen Sie den Eintrag ALTE ELEMENTE BEREINIGEN
  (bis Outlook 2010: TOOLS ZUM AUFRÄUMEN und dann ARCHIVIEREN. )
  
  
  
• Aktivieren Sie die Option "Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren".
• Selektieren Sie dann den obersten Ordner. In diesem Beispiel ist es der "Persönliche Ordner".
• Überlegen Sie sich, bis zu welchem Datum die Elemente ausgelagert werden sollen und geben Sie das Datum ein. In dem Fall ist es der 01.01.2005, so dass alle Mails, die älter sind als der 1.Januar 2005 ausgelagert werden.
  
  Kleiner Tipp:
  Wenn Sie die Datumsauswahl öffnen und auf dem Monatsnamen die Maus gedrückt halten, können Sie die Monate auswählen. Wenn Sie dabei die Maus nach oben außerhalb der Monatsauswahl ziehen, scrollt auch das Datum schneller zurück.
• Geben Sie als Archivdatei einen eindeutigen Namen an, in dem Fall archiv2004.pst
• Mit OK starten Sie das Verschieben der Daten.

War der Export erfolgreich, gehen Sie erneut in das Menü und geben das Datum 01.01.2006 an, um die Daten vom 01.01.2005 bis 31.12.2005 in das neue Archiv archiv2005.pst auszulagern. Danach bis 01.01.2007 in die Datei archiv2006.pst, usw.

[Dastewa]

Hallo Herr Schröder,

vielen Dank für die ausfühliche Beschreibung. Der Tipp ist einfach super!

Ich kann es mir aber nicht verkneifen, noch zwei Fragen zu stellen :

> Klappt das Auslagern auf dem gleichen Weg auch mit Outlook 2016?

> Wie bekomme ich die Archivdateien dann wieder in Outlook eingebunden bzw. geöffnet, damit ich mir die Ordnerinhalte ansehen und auf die einzelnen Mails zugreifen kann. Mein Versuch dieses unter "Datei > Öffnen > Outlook-Datei öffnen > PST-Datei auswählen" hat irgendwie nicht geklappt

[Heiko Schröder]

Hallo,

Klappt das Auslagern auf dem gleichen Weg auch mit Outlook 2016?

Ja, Outlook 2016 hat auch diese Funktion.

Mein Versuch dieses unter "Datei > Öffnen > Outlook-Datei öffnen > PST-Datei auswählen" hat irgendwie nicht geklappt

Das ist aber der richtige Weg. Achten Sie darauf, dass die Archivdateien am Ende der linksseitigen Ordnerstruktur gelistet werden. Die Ordner erscheinen dann, wenn Sie auf den weißen Pfeil links neben dem Archivnamen klicken.

[Mainze]

Hallo Herr Schröder,

werden bei der Archivierung auch neben den Emails auch die Aufgaben und Termine für den Zeitraum mitausgelagert oder kann man das so machen ? Ich behalte auch meine Aufgaben und Termine gerne, weil ich mir die Mitschriften aufmerke.

Ich habe eine Synchronisation mit Android über Exchange Active Sync (oder jetzt Exchange Server). Werden die archivierten Dateien nicht mehr synchronisiert ?

Gruß, Mainze

[Heiko Schröder]

Hallo,

ja, es werden - wenn Sie den obersten Ordner (also die Datendatei) wählen - ALLE ELEMENTE VERSCHOBEN.
Wenn Sie dies nicht möchten, müssten Sie die Option "Alle Elemente gemäß ihrer Autoarchivierungseinstellungen wählen".
Dazu müssten über das Menü DATEI - OPTIONEN, Bereich ERWEITERT auf Sie die "Einstellungen für Autoarchivierung" klicken und die Autoarchivierung aktivieren. Dann selektieren Sie Ihren Ordner Aufgaben oder Termine und wählen mit der rechten Maustaste EIGENSCHAFTEN. Im Register AUTOARCHIVIERUNG deaktivieren Sie die Archivierung.