TUTORIAL: Datenmenge in Outlook verringern

Wo klemmt es in Outlook? AddIn gesucht? Wer kann helfen?
Antworten
Heiko Schröder
Site Admin
Beiträge: 2171
Registriert: Sonntag, 01. Mai 2005 - 14:55 Uhr
Wohnort: Leipzig
Kontaktdaten:

TUTORIAL: Datenmenge in Outlook verringern

Beitrag von Heiko Schröder » Mittwoch, 26. August 2009 - 18:43 Uhr

Datenmenge in Outlook verringern

Heutzutage ist die Größe einer gesendeten oder empfangenen E-Mail schnell 1-20MB groß. Und da Outlook alle E-Mails in einer Datenbank - der Outlook-Datendatei - verwaltet, wächst die Größe der zu sichernden Daten schnell auf mehrere GB und Outlook tut sich schwer, noch flüssig zu arbeiten.

Dieses Tutorial soll zeigen, wie man vorgehen kann, um große E-Mails aufzuspüren und zumindest längst uninteressante Anhänge aus der E-Mail zu entfernen.

Große E-Mails in Outlook 2003/2007 aufspüren
  • Klicken Sie im linken Bereich auf E-MAIL, um die E-Mail-Ordner anzuzeigen.
  • Öffnen Sie Ihren persönlichen Ordner, um alle Ordner einzublenden.
  • Am Ende der Ordnerliste gibt es den unscheinbaren Ordner SUCHORDNER.
  • Klicken Sie auf das + Zeichen, um die Unterordner zu sehen. Im standardmäßigen, persönlichen Ordner werden Große Nachrichten, Kategorisierte E-Mail und Ungelesene Nachrichten eingeblendet.
  • Klicken Sie auf Große Nachrichten. Es werden standardmäßig alle E-Mails angezeigt, die größer als 100kB sind.
  • Nun können Sie entscheiden, ob Sie die entsprechende E-Mail löschen oder nur den Anhang entfernen möchten.
Zu suchende Größe ändern
Möchten Sie die Größenangabe der anzuzeigenden E-Mails ändern, gehen Sie so vor.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf SUCHORDNER.
  • Wählen Sie das Menü DIESEN SUCHORDNER ANPASSEN.
  • Wenn Sie möchten, können Sie den Namen des Suchordners ändern.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche KRITERIEN.

    Bild
  • Geben Sie die gewünschte Größe in KB an. In diesem Beispiel sollen nur Mails angezeigt werden, die größer 1MB sind.
Große Anhänge in Outlook 2003/2007 entfernen
Nicht immer ist es sinnvoll große E-Mails komplett zu löschen. Manchmal genügt es einfach nur, den Anhang zu entfernen.
  • Klicken Sie doppelt auf die zu ändernde E-Mail, so dass diese in einem separaten Fenster angezeigt wird.
  • Selektieren Sie mit der Maus den Anhang. Bei mehreren Anhängen können Sie mit der rechten Maustaste auch das Menü ALLES MARKIEREN.
  • Wählen Sie mir der rechten Maustaste den Menüpunkt ENTFERNEN.

    Bild
  • Die Anhänge werden ohne Nachfrage entfernt.
  • Schließen Sie das Fenster mit der E-Mail.
  • Es erscheint eine Nachfrage, ob die Änderungen an der E-Mail gespeichert werden sollen. Klicken Sie auf JA.
  • Die E-Mail verschwindet aus der Liste der großen Nachrichten.
Große E-Mails auch in eingebundenen Archivordnern aufspüren
Standardmäßig ist der Suchordner für große Nachrichten nur im persönlichen Ordner definiert. Folgendermaßen legen Sie auch einen solchen Suchordner für Archive fest.
  • Wenn nicht bereits geschehen, öffnen Sie einen Archivordner oder einen andere Outlook-Datendatei.
  • Gehen Sie auch hier an das Ende der Ordnliste, um den SUCHORDNER ausfindig zu machen.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den SUCHORDNER und wählen Sie den Menüpunkt NEUER SUCHORNDER...
  • Selektieren Sie im sich öffnenden Fenster die Auswahl GROßE NACHRICHTEN.

    Bild
  • Klicken Sie auf AUSWÄHLEN, um die Größe anzugeben.
  • Übernehmen Sie die Einstellungen mit OK.
  • Nun werden Ihnen auch die großen E-Mails aus dem Archivordner angezeigt.
Jetzt sollten Sie nur noch Ihren persönlichen Ordner komprimieren.
Wie dies funktioniert, steht hier beschrieben: viewtopic.php?p=3098#3098
Heiko Schröder Softwareentwicklung
Passwortverwaltung 1PW für Windows und Android
Alle Programme

Antworten